従業員の数が限られているなどの理由で電話対応を専門とするスタッフを配置できないことで、大事な仕事の電話を取り逃してしまうこともあります。こうした問題を解決してくれるサービスが電話代行です。そこで今回は、お勧めの電話代行サービスをご紹介すると共に、業者を選ぶ時に抑えておくべきポイントについて詳しく解説していきます。

電話代行を利用しているのはどんな業種なのか

電話代行業者を選ぶ時の見極めポイント

電話代行のサービスを利用するに当たって抑えておくべきポイントの一つに挙げられるのが自社の求めるサービスへの対応力です。需要の増加に伴って、電話代行を主な仕事とする業者の数は増加傾向にあります。とはいえ、全ての業者が同じ物を提供しているわけではなく、他社との差別化を図るために独自のサービスを展開しているのが特徴です。

月額費用だけを重視して選んでしまった結果、自社に必要なサービスに対応していなかったという失敗例は少なくありません。業者を選ぶ時は、どういったサービスを行っているかをしっかりと確認して決めることが基本です。

対応日時とコール回数の違い

外部から掛かってきた電話を代わりに受けるのが電話代行の基本となりますが、無制限で利用できるわけではありません。大半の業者で対応できる時間帯や1ヶ月当たりに受けられる電話の回数など、利用条件が予め決められているのが特徴です。

リーズナブルな価格設定で請け負う業者の場合、平日の日中だけの対応で回数は数十回程度という所も多くあります。夜間や休日など会社の営業時間外の対応を任せるために電話代行を利用するのであれば、こうした業者と契約を結んでも意味がありません。

対応できる日時、コール回数も選ぶ時の重要なポイントです。

アフターケアの充実度合い

事前に伝えられていなければ電話を掛ける人は相手が電話代行を利用しているとは思わないので、対応したスタッフの印象がそのまま会社の評価になります。契約している会社に代わって電話に出る以上、様々な点に気を使ってもらわなくてはいけません。

業者選びはマニュアルに沿った受け答えだけでなく、自社商品の説明を始めとしたこちらの要望に適切に対処できるかも重要になります。地震や台風などの災害時の対応といったアフターケアの充実も見極めなくてはいけません。

即日対応のフットワークの良さが魅力のfondesk

数ある電話代行サービスの中でも、大手から中小規模の会社まで幅広く利用されているのがfondeskです。

fondeskは2001年に設立された20年近くの歴史を持つ電話代行サービスになります。こちらの業者の大きな魅力の一つがフットワークの良さです。

アドレスとパスワードの設定という簡単操作で手続きが完了する手軽さはもちろん、申し込みをしたその日からサービスを利用することができます。外部から受けた電話はメールやチャット機能で手の空いた時に確認ができるので、業務を中断する必要がありません。

月額料金1万円程度の安い料金で1ヶ月当たり100件の電話対応とコストを抑えて利用できるのも魅力の一つと言えます。

対応サービスの充実度合いが高いコムレイズ・インキュベート

費用の価格よりも使いやすさやサービスの充実に重点を置いて電話代行サービスを選びたい。そういった業者に最適となるのがコムレイズ・インキュベートになります。渋谷区恵比寿に本社を置くコムレイズ・インキュベートの特筆すべきポイントの一つが高いコンサルティング力を活かした営業です。

こちらの会社では通常の電話の受け答えはもちろん、独自のノウハウを使ったアポイントの取得や調査を始めとした新規顧客開拓の対応も依頼できます。起業したばかりで従業員の数も少なく、新たに顧客を開拓する必要がある会社にとってこの点は大きなメリットです。

月額料金は50万円前後と業界でもトップクラスの高さに設定されていますが、業務成績の向上など費用に見合う以上の成果を得ることができます。

対応力の高さが魅力の秘書センター

2003年に設立された秘書センターは、日本で初めて24時間対応の電話代行サービスを取り入れた会社として知られています。秘書センターならではの特徴の一つが幅広い対応力です。

企業からの仕事の依頼や問い合わせはもちろん、テレビショッピングや通信販売の利用者から受ける注文なども代理で行ってくれます。利用における料金も独自のシステムを採用しているのが特徴です。電話代行サービスは多くの所が月額制となっていて、月ごとの電話の件数によっては高くついてしまうケースも少なくありません。

秘書サービスは1件ごとに料金が発生する従量課金制なので、コストを抑えることができます。

オリジナルのプランを組み立てやすい電話代行サービス株式会社

電話代行サービス株式会社は創業から30年近い歴史を持つ業界トップクラスの企業になります。こちらの会社が人気となっている理由の一つがプランの組みやすさです。独自のオーダーメイド型サービスによって、電話やコールセンターの代行業務、夜間休日対応など利用者に必要なプランを自由に組み合わせることができます。

専門のスタッフが各サービスについての説明や最適なプランの提案などを行ってくれるので、初めての利用でも安心です。サービスによって料金がそれぞれ異なるため、組合せ次第でコストを大幅に抑えることができます。

料金の安さに定評があるインターコード

利用をする上で可能な限り会社に掛かるコストの負担を減らしたいという企業に向いているのがインターコードです。インターコードは電話やEC代行などの基本サービスを月額1000円前後の価格で利用することができます。

価格が安いことで情報管理などに不安を感じる人も少なくありませんが、顧客の対応力やセキュリティ対策などは徹底されているので心配いりません。

サービスを利用する上での注意点

電話代行サービスは様々なメリットがある反面、注意しなくてはいけない点もあります。その一つが機密情報の漏洩です。顧客とのやり取りを外部の会社に任せる以上、何らかのトラブルによって情報が洩れてしまうことも考えられます。

それぞれの会社が万全の管理体制とスタッフの徹底教育を行っているので、情報の漏洩が起こる可能性は限りなく低いとはいえ0ではありません。利用をする時はこの点を理解しておくことが大切です。

それぞれの特徴を知ったうえで比較検討をする

電話代行は、大事な仕事のチャンスを逃さないのはもちろん、作業の手間を減らして仕事の能率を高めてくれるなど利用者にとって数多くのメリットがある便利なサービスです。料金やプランの充実など業者によってそれぞれ特徴が異なるため、利用をする時は複数から比較検討をして自社の目的に合った所を選ぶことが大切と言えます。